Export Calendars Pro Hilfe

Dieses Support-Dokument bezieht sich auf die App-Version 1.14.1 (2024-10-09).

Einführung

Export Calendars Pro ist eine Mac-App, mit der du Ereignisse und Erinnerungen aus Apples Kalender- und Erinnerungen-Apps in verschiedene tabellarische Datendateien wie Excel, CSV oder durch Tabulatoren getrennten Text exportieren kannst. Zusätzlich kannst du deine Daten auch direkt in die Zwischenablage exportieren, entweder als reinen Text oder als formatierten Text. Sämtliche Exporteinstellungen lassen sich in beliebig vielen separaten Vorlagen sichern, um wiederkehrende Exportvorgänge zu erleichtern. Exportierbare Spezialfelder wie die Dauer eines Ereignisses untertützen dich bei der Abrechnung von Projekten.

Ereignisse für den Export auswählen

Das Export Calendars Pro-Hauptfenster hat zwei Ansichten: Ereignisse und Export. In der Ansicht “Ereignisse” legst du fest, welche Ereignisse exportiert werden sollen. In der Ansicht “Export” legst du dann das Dateiformat, das Export-Layout und die Sortieroptionen fest.

Über diverse Such- und Filteroptionen kannst du bestimmen, welche Kalendereinträge exportiert werden sollen. Beim Ändern einer Option wird die Liste der gefundenen Ereignisse sofort aktualisiert. Je nach Kalendertyp und Anzahl der Ereignisse kann dies einige Sekunden dauern.

Einstellen des Datumsbereichs

Um den Datumsbereich festzulegen, kannst du eine der Voreinstellungen aus dem Menü “Ereignisse” auswählen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem Datumsbereich einen benutzerdefinierten Zeitraum eingeben. Verwende die “Zurück”- und “Vorwärts”-Segmente der Schaltfläche, um zeitlich im Kontext der gewählten Periode zu blättern.

Kalender auswählen

Es werden nur Kalendereinträge von ausgewählten Kalendern exportiert. Mit einem Rechtsklick in der Kalenderliste kannst du über ein Kontextmenü alle Kalender auf einmal an- oder abwählen. Ausserdem kannst du hier dauerhaft Erinnerungen (und auch Kalender) ausblenden, wenn Sie diese nicht benötigen.

Filterung der Ergebnisse

Suchfilter

Mit Suchfiltern lassen sich Suchkriterien für den schnellen Zugriff sichern. Ein Suchfilter merkt sich sämtliche Suchkriterien bis auf den gewählten Datumsbereich. Statt dessen wird die gewählte Vorgabe wie Woche, Monat oder Jahr gesichert und beim Aufrufen des Suchfilters angewendet.

Zeitzone

Kalenderereignisse werden im Kontext der ausgewählten Zeitzone gefiltert, angezeigt und exportiert. Das ist nützlich, wenn du Kalenderdaten abweichend von deiner Standard-Zeitzone teilen willst. Beachte dazu auch die Hinweise unter “Datumsangaben und Zeitzonen” im Abschnitt “Felder”.

Ereignisse nach Suchbegriff filtern

Verwende das Suchfeld, um Kalendereinträge nach ein oder mehreren Begriffen zu durchsuchen. Klicke auf das Lupensymbol im Textfeld, um den Suchmodus zu ändern. Als Suchmodi stehen “Alle Begriffe müssen vorkommen (AND)”, “Mindestens ein Begriff muss vorkommen (OR)” und “Keiner der Begriffe darf vorkommen (EXCL)” zur Verfügung. Durchsucht werden der Ereignistitel, die Ereignisnotizen, der Ereignisort und die Namen von Teilnehmern.

Ganztägige Ereignisse einschliessen

Wenn aktiviert, werden ganztägige Ereignisse bei der Suche berücksichtigt. Wenn deaktiviert, werden nur Ereignisse mit einem definierten Startzeitpunkt angezeigt. Dabei lässt sich auch einstellen, dass Ereignisse, die nicht explizit als ganztägig markiert wurden, als ganztägige Termine behandelt werden sollen. Als entsprechende termine gelten die, die von Mitternacht bis Mitternacht reichen (auch über mehrere Tage hinweg). Dabei lässt sich für die Start- und Endzeit eine Toleranz von bis zu 60 Minuten einstellen, so dass beispielsweise auch ein Termin von 0:10 Uhr bis 23:55 Uhr als ganztägig erachtet wird.

Nur Ereignisse mit Teilnehmern

Wenn aktiviert, werden nur Ereignisse mit mindestens einem Teilnehmer in den Suchergebnissen aufgeführt.

Abgeschlossene Erinnerungen ignorieren

Wenn aktiviert, werden abgeschlossen Erinnerungen bei der Suche ignoriert. Diese Option hat keine Auswirkungen auf Ereignisse.

Undatierte Erinnerungen einschliessen

Wenn aktiviert, werden Erinnerungen ohne definierten Startzeitpunkt bei der Suche berücksichtigt. Diese Option hat keine Auswirkungen auf Ereignisse.

Daten exportieren

Export Calendars Pro ermöglicht es dir, Exporteinstellungen in Vorlagen zu sichern, damit du diese beim nächsten Export nicht wieder umständlich definieren musst. Eine Exportvorlage merkt sich die Auswahl, Benennung und Anordnung der zu exportierenden Felder als auch deren Sortierung und das gewählte Dateiformat. Jede Änderungen an einer Vorlage wird automatisch gesichert.

Verwalten von Exportvorlagen

Verwende die Symbolleistenelemente unterhalb der Vorlagenliste, um Vorlagen zu erstellen, zu löschen, zu duplizieren oder umzubenennen. Vorlagen lassen sich auch per Drag’n’Drop im- und exportieren.
Hinweis: Die Standardvorlage ist eine spezielle Vorlage, die nicht entfernt oder umbenannt werden kann. Ihre Einstellungen können zwar bearbeitet werden, werden aber bei jedem Programmstart auf die Standardwerte zurückgesetzt.

Exportoptionen

Felder

Hier kannst du festlegen, welche Kalender- und Kontakteigenschaften exportiert werden und wie diese angeordnet sein sollen. Verwende die Symbolleistenelemente unterhalb der Liste, um Zeilen hinzuzufügen oder zu entfernen. Beachte, dass du ausgewählte Zeilen auch über die Standardbefehle im Menü “Bearbeiten” ausschneiden, kopieren, einfügen und duplizieren kannst. Um die Reihenfolge der Spalten in der zu erzeugenden Datendatei zu bestimmen, klicke auf einen Spaltentitel und ziehe die Zeile an die neue Position. Der Standard-Spaltentitel ist editierbar - durch einen Doppeklick kannst du ihn überschreiben. Benutzerdefinierte Spaltenüberschriften werden fett dargestellt und werden nicht angepasst, wenn du den Feldtyp, das Etikett oder das Format änderst. Lösche einfach den Inhalt der Zelle, um den Standard-Spaltentitel wiederherzustellen.

Du kannst ein Feld mehrfach exportieren, zum Beispiel, wenn du einen Wert unterschiedlich formattiert exportieren oder verschiedene Daten aus dem Feldinhalt extrahieren möchtest.

Daten extrahieren

Bei Feldern, die Text enthalten, wie Titel, Ort und Notizen, kannst du über das Format-Menü Textteile extrahieren und exportieren. Die App erkennt Bestandteile von Postadressen als auch Telefonnummern, E-Mail-Adressen sowie URLs. Darüber hinaus lassen sich Feldinhalte aufspalten und wie folgt ausgeben:

Segment: Nimmt den gesamten Feldinhalt, teilt ihn mit dem angegebenen Separator in Teile auf und exportiert den angegebenen Teil. Beispiel: Wenn der Event-Titel “Projekt: Website” lautet, der Separator “:” und das zu exportierende Teilstück “2”, dann wird der Wert “Website” exportiert.

Etikettierter Wert: Überprüft jede einzelne Zeile des Feldwertes, ob sie mit dem angegebenen Etikett beginnt, und exportiert den Rest der Zeile. Beispiel: Enthalten die Ereignisnotizen die Zeile “Stundensatz: 60” und das Etikett lautet “Stundensatz:”, wird der Wert “60” exportiert.

Gesamtdauer berechnen

Ist die Option “Gesamtdauer berechnen” aktiviert, wird bei jedem Export eine Zeile hinzugefügt, die für jedes Feld vom Typ “Dauer” und “Wegzeit” die kumulierte Gesamtdauer ausgibt. Die Berechnung erfolgt für jedes Feld im Kontext des jeweils gewählten Formates.
Hinweis: Enthält die Exportvorlage ein Feld vom Typ Teilnehmer-URL, Teilnehmerfunktion, Teilnehmername, Teilnehmerstatus oder Teilnehmertyp, wird der Export eines Ereignisses, dass mehre Teilnehmer hat, auf entsprechend mehrere Zeilen aufgeteilt Dabei wird die Zeitdauer des Ereignisses nur bei der ersten Zeile ausgegeben. Verwende statt eines der genannten Felder das Exportfeld Teilnehmerliste, falls das Ereignis nicht aufgesplittet werden soll.

Datumsangaben und Zeitzonen

Apples Kalender-App erlaubt es, einem Ereignis eine Zeitzone zuzuweisen. Sofern vorhanden und im Formatmenü nicht anders angegeben, wird die Zeitzone des Ereignisses verwendet. Anderenfalls wird die in der Ansicht “Ereignisse” angegebene Zeitzone benutzt. Unter Os X 10.11 oder neuer unterstützt die App auch das “Endzeitzone”-Feld. Momentan lässt sich einem Ereignis die Endzeitzone nur unter iOS 9 oder neuer zuweisen. Die Kalender-App auf dem Mac unterstützt dieses Feld noch nicht. Da es aber bereits durch iCloud auch auf dem Mac synchronisiert wird, kann Export Calendars Pro darauf zugreifen.

Sortierung

Export Calendars Pro erlaubt dir, die zu exportierenden Daten unabhängig von der Spaltenanordnung zu sortieren. Hier kannst du festlegen, wie die exportierten Daten in der Datendatei sortiert werden. Die Anordnung der Felder von oben nach unten legt die Sortierreihenfolge fest. Um die Sortierreihenfolge anzupassen, ziehe die entsprechende Zeile nach oben oder unten. Um die Sortierrichtung pro Feld anzupassen, wähle “Aufsteigend” oder “Absteigend” aus dem Menü “Sortierung” der Zeile.

Dateiformat

Export Calendars Pro unterstützt verschiedene Formate für den Export.

Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)

Mit dieser Einstellung wird eine native Excel-Datei erzeugt, die mit z.B Excel, Open Office, Numbers oder FileMaker geöffnet werden kann.
Hinweis: Nur beim Export von Datumsangaben über die Formate “Excel (Datum und Uhrzeit)”, “Excel (nur Datum)” und Formate “Excel (Uhrzeit)” werden diese als Datum exportiert. Alle anderen Datums- und Zeitformate werden als Text oder Zahl exportiert.

CSV, Tabstopp-getrennt

Mit dieser Einstellung kannst du eine CSV- oder Tabstopp-getrennte Textdatei erstellen.
Hinweis: Die Standard-CSV-Exporteinstellungen sind nur Vorschläge. Bitte beachte, dass eine “falsche” Textcodierung oder ein unpassend gewählter Zeilenendenmodus zu Problemen führen kann, wenn die Zielanwendung diese nicht unterstützt. Wenn eine exportierte Datei ungültige Zeichen enthält oder nicht korrekt angezeigt wird, stelle sicher, dass du die richtigen Einstellungen für die Zielanwendung ausgewählt hast. Wenn du unsicher bist, welche Einstellungen nötig sind, wende dich an den Hersteller der Zielanwendung.

Zwischenablage

Mit dieser Einstellung kannst du Daten direkt in die Zwischenablage exportieren, um sie zum Beispiel in eine E-Mail-Nachricht einzufügen. Hierbei steheh dir zwei Formate zur Verfügung: Reiner Text (tapstopp-getrennt) oder formatierter Text (Rich Text). Formatierter Text kann in zwei verschiedenen Apple-Zwischenablage-Formaten exportiert werden, die die meisten Anwendungen unterstützen.

Automatisierung

Export via Kurzbefehl

Ab macOS 13 Ventura kannst du einen Kalenderexport vollautomatisiert über Apples Kurzbefehle-App durchführen. Export Calendars Pro stellt dazu den Kurzbefehl “Ereignisse und Erinnerungen exportieren” bereit, der dich einen in der App zuvor angelegten Suchfilter und eine entsprechende Exportvorlage auswählen lässt. Den zu exportierenden Datumsbereich übergibst du dem Kurzbefehl als Eingabe. Der Kurzbefehl liefert die erstellte Exportdatei als Datei-Objekt zurück. Das Export-Dateiformat sowie die zu exportierenden Felder samt deren Format legst du vorher in der zu verwendenden Exportvorlage fest.

Existieren Suchfilter oder Exportvorlage nicht mehr, werden die gerade aktiven Sucheinstellungen bzw. die eingebaute Standard-Exportvorlage verwendet.

Beispiel-Shortcut herunterladen

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Referenz der Ereigniseigenschaften

Abgeschlossen (Erinnerung)

Gibt bei Erinnerungen TRUE zurück, wenn diese abgeschlossen wurde, FALSE, wenn diese noch nicht abgeschlossen wurde oder keinen Wert, wenn es sich um ein Ereignis handelt.

Abgeschlossen am (Erinnerung)

Das Datum, an dem die Erinnerung abgeschlossen wurde.

Ablaufdatum (Erinnerung)

Gibt das Fälligkeitsdatum der Erinnerung zurück.

Abonniert

Gibt TRUE zurück, wenn der Kalender abonniert wurde, ansonsten FALSE.

Dauer

Gibt die Ereignisdauer als Differenz zwischen Enddatum und Startdatum zurück.

End-Zeitzone

Not yet available.

Enddatum

Gibt das Enddatum des Ereignisses zurück. Bei Erinnerungen wird dieser Wert berechnet. Ist kein Enddatum vorhanden, wird der Wert von “Abgeschlossen am (Erinnerung)” zurückgegeben. Ist dieser Wert auch nicht vorhanden, wird das Ablaufdatum zurückgegeben.

Ereignis aktualisiert am

Gibt das Datum zurück, an dem der Kalendereintrag zuletzt modifiziert wurde.

Ereignis angelegt am

Gibt das Datum zurück, an dem der Kalendereintrag angelegt wurde.

Ereignis-Idendifikator

Die eindeutige Kennung des Kalendereintrages.

Ereignis-Idendifikator (extern)

Die eindeutige externe und auf verschiedenen Geräten gemeinsam genutzte Kennung des Kalendereintrages, so wie sie vom Kalender-Server geliefert wird.

Ereignisnotizen

Gibt die Notizen zurück, die einem Kalendereintrag zugeordnet wurden. Notizen können sowohl als Ganzes exportiert werden, oder diverse Datentypen können aus dem Notiztext extrahiert werden, wie z.B. Adressbestandteile, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Dieses Feld kann auch mit einem anpassbaren Trennzeichen in Segmente aufgeteilt werden. Jedes Segment kann dann in eine separate Spalte exportiert werden. Die zu extrahierenden Daten lassen sich im „Format”-Menü festlegen.

Ereignisstatus

Gibt den Ereignisstatus zurück. Mögliche Werte sind “Ohne”, “Bestätigt”, “Vorläufig bestätigt”, “Abgesagt” oder “Unbekannt”.

Ereignistitel

Titel des Kalendereintrages. Dieses Feld kann auch mit einem anpassbaren Trennzeichen in Segmente aufgeteilt werden. Jedes Segment kann dann in eine separate Spalte exportiert werden. Die zu extrahierenden Daten lassen sich im „Format”-Menü festlegen.

Erstmaliges Ereignisdatum

Das erstmalige Ereignisdatum, wenn es sich um einen Teil eines wiederkehrenden Ereignisses handelt.

Ganztägig

Gibt TRUE zurück, wenn es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt, anderenfalls FALSE.

Hat modifizierte Wiederholungsregel

Dieser Wert ist TRUE, wenn und nur wenn das Ereignis Teil eines wiederkehrenden Ereignisses ist und eine oder mehrere Attribute der Wiederholungsregel bei diesem Ereignis geändert wurden. Anderenfalls wird FALSE zurückgegeben.

Kalender-Account

Der Name des Accounts, zu dem der Kalender gehört.

Kalender-Accounttyp

Der Typ des Accounts, zu dem der Kalender gehört. Mögliche Werte sind “Lokal”, “CalDAV”, “Exchange”, “Abonnement”, “Geburtstage” oder “MobileMe”.

Kalender-Idendifikator

Die eindeutige Kennung des Kalenders.

Kalenderfarbe

Die Grundfarbe eines Kalenders als sechsstellige Drei-Byte-Hexadezimalzahl – zum Beispiel “#FF9900”.

Kalendername

Der Titel des Kalenders.

Kalendertyp

Der Typ des Kalenders. Mögliche Werte sind “Lokal”, “CalDAV”, “Exchange”, “Abonnement” oder “Geburtstage”.

Ort

Der Ort, der mit dem Kalendereintrag verknüpft wurde.

Priorität

Gibt die Priorität eineer Erinnerung in Textform zurück. Mögliche Werte sind “Niedrig”, “Mittel” oder “Hoch”.

Priorität (numerisch)

Gibt die Priorität einer Erinnerung in numerischer Form zurück. Mögliche Werte sind 1 (niedrig), 2 (mittel) oder 3 (hoch).

Start-Zeitzone

Gibt die Start-Zeitzone des Kalendereintrages zurück. Ist keine Zeitzone vorhanden, handelt es sich um ein gleitendes Ereignis. Ein gleitendes Ereignis ist nicht an eine spezielle Zeitzone gebunden, sondern beschreibt ein ortszeit-bezogenes zeitliches Auftreten — zum Beispiel, “Treffen um Mitternacht.”. Bis einschließlich OS X 10.10 heisst dieses Feld “Zeitzone“ und gilt auch für das Enddatum, da diese OS X Versionen noch keine End-Zeitzone unterstützen.

Startdatum

Gibt das Startdatum des Ereignisses zurück. Bei Erinnerungen wird dieser Wert berechnet. Ist kein Startdatum vorhanden, wird das Ablaufdatum zurückgegeben. Ist dieser Wert auch nicht vorhanden, wird der Wert von “Abgeschlossen am (Erinnerung)” zurückgegeben.

Teilnehmer-URL

Gibt die mit dem Teilnehmer verknüpfte URL zurück.

Teilnehmerfunktion

Gibt Funktion und Teilnahmestatus des Teilnehmers zurück. Mögliche Werte sind “Unbekannt”, “Erforderlich”, “Optional”, “Vorsitz” oder “Ohne”.

Teilnehmerliste

Eine durch Komma getrennte Liste aller Teilnehmer. Kann nach Status, Funktion und Typ gefiltert werden.

Teilnehmername

Gibt den Namen des Teilnehmers zurück.

Teilnehmerstatus

Gibt den Anwesenheitsstatus eines Teilnehmers zurück. Mögliche Werte sind “Unbekannt”, “Ausstehend”, “Akzeptiert”, “Abgelehnt”, “Vorläufig”, “Delegiert”, “Abgeschlossen” oder “In Bearbeitung”.

Teilnehmertyp

Gibt den Typ eines Teilnehmers zurück. Mögliche Werte sind “Unbekannt”, “Person”, “Raum”, “Ressource” oder “Gruppe”.

URL

Gibt die mit dem Kalendereintrag verknüpfte URL zurück.

Verfügbarkeit

Gibt an, wie das Ereignis für Planungszwecke behandelt werden soll. Mögliche Werte sind “Beschäftigt”, “Verfügbar”, “Vorläufig verfügbar” oder “Nicht verfügbar”.

Wegzeit

Gibt die eingegebene Wegzeit eines Ereignisses zurück. Verfügbar ab OS X 10.10

Wiederholungsregel

Gibt die Wiederholungsregeln eines Kalendereintrags in lesbarer Form in englisch zurück – zum Beispiel “Every month on the 1st Sunday, ends on 03/03/2013”.